Réussir votre gestion financière en mode « agile »

Réussir votre gestion financière en mode « agile »

La notion de gestion « agile » n’est pas nouvelle. Mise en œuvre dans la fonction finance, la gestion « agile » vise à améliorer la productivité et la qualité de l’information produite par une entreprise, deux incontournables pour un pilotage financier performant, à même de lui permettre d’anticiper, et de gagner en souplesse et réactivité.

En disposant des bons outils, en fédérant ses équipes internes autour des enjeux financiers et en mobilisant ses partenaires externes autour d’objectifs convergents, le dirigeant aura toutes les cartes en main pour faciliter sa réussite. Sylvain M., expert Cokpit, revient sur la gestion financière en mode « agile » au sein d’une PME*.

1. Bien s’informer pour mobiliser sur les enjeux de la finance opérationnelle

D’après une étude publiée par Euler Hermes, dans plus de 60% des cas, c’est le dirigeant de PME qui décide de la politique de gestion du risque client – pas vraiment surprenant lorsque l’on sait que l’incident de paiement est à l’origine d’un dépôt de bilan sur quatre. Encore faut-il avoir en mains les bons éléments pour décider et réagir en bon financier sur l’ensemble de son activité opérationnelle...

Plusieurs recommandations pour ce faire :

Optimiser ses chances de réussite passe par plusieurs éléments

  • Une base de données exhaustive, fiable et actualisée en temps réel dressant une cartographie des encours clients et fournisseurs,
  • Une mesure, au travers de divers ratios de credit management, de son exposition,
  • Une sécurisation de ses créances clients en temps opportun. À cet égard une gestion active et anticipatrice des relances est bienvenue, à condition que l’on ne perde pas de vue l’esprit de collaboration et les enjeux commerciaux.  

Utiliser les informations financières pour avancer plus sereinement

Il s’agit, pour le dirigeant de PME, d’utiliser les informations financières dont il dispose pour :

  • détecter une hausse imprévue des litiges et/ou des délais de paiement,
  • corriger une concentration excessive de ses ventes,
  • détecter la dégradation financière d’un fournisseur stratégique dont la défaillance pourrait impacter son activité.

Favoriser une étroite collaboration entre les équipes Achats, Ventes, Comptabilité et Stock

Cela permet des échanges d’informations sur la conjoncture d’un secteur donné : évolution du comportement de paiement d’un groupe (qui pourrait être à la fois client et fournisseur), bonne alimentation du CRM (client relation management) financier qui vous restituera les indicateurs clés (trésorerie, BFR, cash-flow d’exploitation, etc.). La synergie entre équipes internes se complètera idéalement de l’intégration des bases de données externes, spécifiques à votre écosystème (BdF, Assureurs crédit, etc.).

2. Mettre la technologie en avant-poste pour des données accessibles, actualisées et sécurisées

Au-delà de ces éléments facilitant une approche agile de sa gestion opérationnelle, il est également important de s’appuyer sur la technologie pour renforcer la réactivité et la capacité d’anticipation de la fonction finances d’une PME. Le baromètre « Les Directeurs financiers et le digital », publié par OptionFinance, montre que l’ancrage du travail à distance, l’absence de visibilité sur les résultats et la trésorerie amènent les entreprises à relancer les investissements dans le domaine du numérique. Une tendance qui s’est accélérée du fait du contexte actuel.

De nombreux logiciels sont disponibles sur le marché pour aider quiconque veut sauter le pas du numérique : simples à l’emploi et utilisables en mode SaaS (Software As A Service), ils sont disponibles via un abonnement et libèrent les PME de la maintenance informatique traditionnelle (mises à jour partielles ou totales, bugs, etc.) et des frais de structure associés. En décidant de dématérialiser leurs factures (procédure obligatoire en 2023), les dirigeants de PME réalisent des gains de productivité, et bénéficient également d’une meilleure agilité dans leur pilotage financier, selon 67% des entreprises interrogées par OptionFinance et Wavestone

La technologie s’avère importante également pour sécuriser les opérations d’une PME : elle vient soutenir les procédures internes, qui restent indispensables, et permet de contrer les tentatives de fraudes numériques, dont le nombre explose.

Enfin, en plus d’assurer une bonne gestion de l’intégrité et sécurité des données, ces outils peuvent aussi faciliter le respect de la réglementation RGPD.

3. Faire de l’humain une force dans ses relations aux partenaires financiers

Tout miser sur la technologie serait pourtant très limitant pour qui veut optimiser les possibles d’une approche agile dans la finance. L’expérience montre qu’un dirigeant de PME capable de bâtir une relation exigeante, rigoureuse mais également transparente et de confiance avec ses partenaires financiers bénéficiera d’un levier fondamental de création de valeur. Pour cela, il est important de faire de ses interlocuteurs les meilleurs ambassadeurs de son entreprise au sein de leurs institutions et de positionner sa relation personnelle au niveau hiérarchique le plus élevé. Comment traduire cela en actions concrètes ?

Faire preuve de transparence et de précision dans toute demande formulée au banquier

Cela signifie savoir communiquer immédiatement les bonnes nouvelles et les moins bonnes. Rien de pire que d’annoncer des difficultés avec beaucoup de retard. Une  relation de confiance vous permettra d’avoir des échanges plus fluides dans le cas de demandes ponctuelles pour financer une opportunité, mais aussi d’avoir des interlocuteurs plus à l’écoute dans le cas de difficultés, une demande de conciliation, par exemple.

Accorder du temps à ses interlocuteurs financiers pour en gagner ensuite

Les exigences réglementaires nationales et internationales (anti-blanchiment, anti-terrorisme, normes prudentielles, etc.) sont de plus en plus fortes et incompressibles. Cela génère de la rigidité dans les processus décisionnels bancaires. Avoir toutes les informations à sa disposition permet d’éviter le blocage d’un dossier.

Motiver ses interlocuteurs financiers

Les interlocuteurs financiers des PME sont rattachés ou responsables de business units et ont des objectifs en termes de volumes d’opérations, qualité du risque et rentabilité. Les motiver en évoquant les perspectives de développement de « leur » business au travers de la croissance de sa PME s’avère souvent gagnant.

 

4. Bien financer sa PME, levier essentiel de son agilité présente et future

Cela passe par plusieurs incontournables :

Une politique de financement en phase avec sa vision et la dynamique de son entreprise

Pour obtenir cette adéquation politique de financement/dynamique d’entreprise, il est important de :

  • Anticiper et rechercher du financement à moyen-long terme (l’instruction du dossier prend du temps),
  • Fournir les informations de gestion, un prévisionnel actualisé qui tienne la route,
  • Négocier les conditions financières, les covenants et les garanties.

Ce procédé chronophage, souvent sous-estimé par les PME, permet une plus forte réactivité en cas de resserrement du crédit bancaire ou d’opportunités d’acquisition/investissement à concrétiser rapidement. Utiliser des outils logiciels tels que ceux précités permettent de faciliter la mise en place de ces actions.

Une gestion dynamique de son bilan et une diversification des sources de financement

Les entreprises qui diversifient intelligemment les solutions de financement (affacturage, crédit-bail, location financière, financement sur stocks, etc.) sont plus résilientes et se développent plus facilement. Une veille « produits » permanente et le caractère « industriel » du secteur financier s’avèrent des éléments stratégiques importants. Le développement produit des banques est souvent nourri par les demandes des grands comptes. Une fois mis en place auprès de leur clientèle Corporate, ces produits sont re-packagés et proposés au segment PME. Il est donc recommandé d’interroger le marché très en amont dès qu’une problématique particulière ou stratégique se présente.

5. Former ses collaborateurs et les responsabiliser

Dernier point à considérer pour assurer une gestion agile de la fonction finance :faire confiance à ses collaborateurs et les former.

Sur le plan organisationnel, une structure faiblement hiérarchisée, un meilleur partage des informations, l’élévation des responsabilités et l’appel à l’intelligence collective dans la conduite des projets, constituent de bonnes pratiques pour motiver ses collaborateurs.Plus engagés  ils contribueront avec plus de conviction à l’effort d’adaptation permanente.

Ajoutons que la formation tire également vers le haut entreprises et employés. En un mot : pas d’entreprise agile sans entreprise… apprenante !

Envie d’en savoir plus ? Nos experts Finances Cokpit sont prêts à vous accompagner à des tarifs accessibles. Contactez-les sans attendre et retrouvez nos articles PME via notre newsletter.

 

*Pour limiter l’étendue de notre article, nous faisons le choix délibéré de ne pas évoquer les relations avec les actionnaires/investisseurs et les opérations en fonds propres.

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